Как оформляется копия документа

Копия трудовой книжки: новые правила в 2019 году

Как оформляется копия документа

Копия трудовой книжки нужна для разных целей. Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне. С июля 2019 года вступает в силу новый стандарт, которым следует руководствоваться при заверении трудовых.

Трудовики начали штрафовать за ошибки в трудовых книжках. Журнал «Упрощенка» выяснил, как правильно заполнить трудовые книжки:

За эти ошибки в трудовых книжках оштрафуют

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Должным образом заверенная трудовая может потребоваться по разным причинам:

за ней может обратиться сотрудник, написав соответствующее заявление (причину он указывать не обязан);
подтверждение стажа сотрудника при проверке Соцстраха с целью проверки правильности расчета больничных пособий и т. п.

Что изменилось при выдаче копии трудовой книжки в 2019 году?

С 1 июля 2019 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. С этого момента при заверении документа о трудовом стаже следует указывать место хранения подлинника книжки. То есть в заверительной надписи должно указываться примерно следующее:

Порядок выдачи копии трудовой книжки

Для выдачи копии трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя. На основании такого заявления выдается копия документа, подтверждающего трудовой стаж, в течение трех рабочих дней. Именно такой срок указан в ст. 62 ТК РФ, а также в п. 7 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Каким-то образом регистрировать выдачу копии трудовой книжки не нужно. Возвращать неиспользованную заверенную копию трудовой сотрудник также не должен.

Нужно ли оформлять заявление на копию трудовой книжки?

Оформление заявления на выдачу заверенной копии документа о трудовом стаже предусмотрено положениями Трудового кодекса.

При этом никаких штрафных санкций в адрес работодателя за выдачу копии без заявления не предусмотрено.

Но рекомендуется все же соблюдать требования ТК РФ, чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны работников в случае опоздания с ответом на устный запрос.

Читайте по теме: Трудовые книжки: как заполнить в 2019 году: образец

Посмотрите образец заявления на нашем сайте.

Как сделать копию трудовой книжки?

Алгоритм заверения документа таков:

  • проверка внесения всех записей текущего работодателя (в том числе о переводах и награждениях);
  • снятие ксерокопии;
  • прошивка всех страниц документа;
  • заверение сшивки с изнаночной стороны (если документ не прошивается, то заверяется каждая страница копии):
    • надпись «Верно»;
    • должность, подпись и расшифровка подписи лица, заверившего документ, а также печать.
  • с июля 2019 года заверительная надпись дополняется информацией о месте хранения подлинника.

Допустимо дополнить запись словами «Работает по настоящее время» или иной необходимой информацией.

Кто удостоверяет запись о том, что копия верна в трудовой книжке?

Поставить свою подпись под заверительной надписью вправе руководитель или лицо, уполномоченное руководителем вести учет трудовых книжек и обеспечивать их хранение.

Такое лицо назначается приказом и может быть как специалистом отдела кадров, так и бухгалтером, а также сотрудником иного структурного подразделения.

Действительна ли простая ксерокопия трудовой книжки?

В некоторых случаях простой незаверенной ксерокопии трудовой книжки может быть достаточно для работника.

Например, если сотруднику нужна копия документа исключительно для заполнения заявления на загранпаспорт.

Так как сейчас при подаче документов на такой паспорт нет требования о предоставлении трудовой книжки для подтверждения правильности заполнения заявления, то и заверенная копия трудовой не прикладывается.

Но чаще всего копию трудовой все-таки необходимо заверить, иначе она просто не имеет юридической силы.

Сколько действительна копия трудовой книжки?

На законодательном уровне срок действия заверенной копии документа не установлен ни в одном правовом акте. Но те структуры, для которых предназначен заверенный документ, могут обозначать свои сроки, в течение которых они готовы принимать к рассмотрению копию трудовой книжки.

Очевидно, что после изменения содержания самой трудовой книжки, копия, сделанная со старыми данными, должна признаваться недействительной.

Надо ли при заверении указывать срок действия копии трудовой книжки?

В предыдущем разделе мы уже отметили, что на законодательном уровне срок действия трудовой не установлен.

Вместе с тем, если при выдаче копии трудовой уже есть информация о предстоящем сокращении или увольнении сотрудника по иной причине, то справедливо обозначить срок, после которого содержание трудовой книжки предполагает измениться, а значит, копия такого документа станет недействительной.

Нужна ли копия трудовой книжки на работе по совместительству?

В перечень документов, предъявляемых для трудоустройства, копия трудовой книжки не входит. Поэтому по совместительству предоставлять ее не нужно.

Вместе с тем, работодателю по совместительству иногда необходимо получить такой документ для подтверждения стажа при расчете соцпособия, например. В этом случае сотруднику следует обратиться к своему основному работодателю с заявлением на выдачу копии трудовой.

Как оформляется копия трудовой книжки для кредита?

Каждый банк самостоятельно устанавливает требования к пакету документов на кредит. В том числе, кредитные учреждения обозначают срок с момента заверения копии, в течение которого они готовы принять такую копию к рассмотрению.

Также банки могут потребовать указание в записи информации о том, что работник продолжает трудиться на дату подписания копии документа о трудовом стаже.

В любом случае рекомендуется уточнять требования конкретного банка для оформления копии документа о стаже при подаче документов на кредит.

Источник: https://www.26-2.ru/art/352024-kopiya-trudovoy-knijki-2019

Как правильно заверить копию документа

Как оформляется копия документа

Копия документа — документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа.

При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги.

Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита.

Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия.

Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

Верно
Менеджер по персоналу Подпись И. И. Иванов
30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов.

Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций.

При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры — копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» — заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Оригинал документа в деле ООО «Фаворит»                       № 01–03 за 2012 год. Верно

Начальник отдела кадров                 Подпись               

Т. В. Сергеева
28.12.2012                      Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все — тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы — внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

См. также:

Источник: http://www.reghelp.ru/zaverenie_kopii_dokumenta.shtml

Глава 5. Правила оформления и выдачи копий документов

Как оформляется копия документа

Вдеятельности любой организации частовозникает необходимость изготовлениякопий документов как собственных, таки полученных из других организаций.

Какправило, при создании собственныхдокументов подписывается один экземплярдокумента, который является подлинником.Исключение составляют некоторые видыдокументов (например, акты, договоры,которые создаются в несколькихэкземплярах, каждый из которых имеетсилу подлинника).

Подлинникофициального документа — это «первыйили единичный экземпляр официальногодокумента»24.

Вединичном экземпляре изготавливаютсятакие документы, как паспорт, свидетельствоо рождении, аттестат или диплом обокончании учебного заведения и др.

Подлинникибольшинства документов (например,распорядительных и организационных),созданных организацией, подшиваются вдела сразу после их издания, а дляознакомления и работы с ними изготавливаютсякопии.

Подлинникиотдельных видов из группысправочно-информационных (письма,справки, отзывы, заключения) направляютсяадресату, а в делах организации остаютсякопии.

Копиядокумента — это «документ, полностьювоспроизводящий информацию подлинногодокумента и все его внешние признакиили часть их, не имеющий юридическойсилы»25.Под внешними признаками понимаютноситель информации, физическое состояниедокументов, размер документа, элементыделопроизводственного или художественногооформления.

Длятого чтобы копия приобрела юридическуюсилу, необходимо ее заверить. Завереннаякопия документа — это копия документа,на которой в соответствии с ГОСТ Р6.

30-97 проставляют необходимые реквизиты,придающие ей юридическую силу.

Подустановленным порядком подразумеваютсячетко определенные действующиминормативными правовыми актами правилао том, кто и какие виды копий официальныхдокументов имеет право заверять.

Так,например, свидетельствовать верностькопии официального документа, изложенногона иностранном языке, должен нотариус.

Дляорганизаций, изготавливающих копииофициальных документов для собственногоиспользования или выдачи их на рукиграждан, установлены стандартныеправила:

1.Организации имеют право изготавливатьдля выдачи на руки граждан для защитыих интересов и прав копии только техдокументов, авторами которых являетсясама организация.

2.Копии официальных документов организации,в том числе копии архивных документов,выдаются на руки гражданам только сразрешения руководителя организацииили руководителя службы делопроизводства.

3.Организация может изготавливать копииофициальных документов других организацийи заверять их в установленном порядке,если эти документы необходимы длявнутреннего использования в организации.Например, при приеме на работу организацияможет изготовить и заверить копиюдиплома работника, которая затем будетподшита в его личное дело.

4.Запрещено изготавливать копии следующихдокументов: паспорта, военного билета,служебных удостоверений; документов,на которых стоит отметка, что их копироватьнельзя; документов, имеющих неясныйтекст, подчистки и неоговоренныеисправления.

Взависимости от способа изготовлениякопии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильнаякопия точно воспроизводит все внешниепризнаки, художественные особенностиоформления реквизитов, их расположение.Факсимильные копии можно изготовить спомощью средств оргтехники, типографскимспособом.

Свободнаякопия документа может быть изготовленарукописным или машинописным способом.Она полностью может воспроизводитьинформацию официального документа, ноне абсолютно точно воспроизводитьвнешние признаки (шрифт, например).

Копию,изготовляемую в организации, заверяютпутем проставления на ней реквизита 25«Отметка о заверении копий» по полнойили краткой форме.

Копиибывают следующих видов:

полнаякопия;

выписка;

отпуск.

Полнаякопия официального документа, выдаваемогона руки, должна быть заверена отметкойо заверении копии по полной форме спроставлением гербовой печати организации.

Еслиофициальный документ должен доводитьсядо сведения и исполнения значительногочисла организаций или исполнителей,его копия изготавливается с помощьюсредств оргтехники в нужном числе.

Вэтом случае копирование осуществляетсяне с подлинника (подпись руководителяне разрешается копировать таким образом),а со специально подготовленного дляразмножения повторного экземплярадокумента, на котором в реквизите«Подпись» отсутствует личная подписьруководителя.

Ниже указанного реквизитапроставляется отметка о заверении копиипо полной форме с проставлениемканцелярской печати (гербовую печатьорганизации также нельзя копироватьтаким образом), например:

Верно

Начальникканцелярии Н.М.Сергеева

15.10.2000

Выпискаиз официального документа, например,из приказа, протокола, изготавливаетсяв том случае, если нет необходимостиизготавливать полную копию. Выпискаоформляется следующим образом:

внаименовании вида документа указывается:«выписка из приказа», «выписка изпротокола»;

воспроизводитсяполностью вводная часть (если она есть)официального документа;

изосновной части текста документавыписывается тот пункт, информациякоторого необходима;

воспроизводитсяреквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляетсяотметка о заверении копии по полнойформе с проставлением печати.

https://www.youtube.com/watch?v=npon57ga21E

Образецоформления выписки из документа (приказа)приведен в прил. 33.

Отпуск- это копия исходящего документа, котораяподшивается в дело организации, аподлинник документа, например служебногописьма, направляется адресату.

На второмэкземпляре документа проставляется вустановленном месте отметка о заверениикопии по краткой форме, т.е. без указаниядолжности лица, ее заверившего, ирасшифровки подписи.

Если отпуск оформленне на бланке организации, то на негодолжны быть перенесены дата, регистрационныйномер и ссылка на индекс и дату с первогоэкземпляра.

Откопии документа следует отличатьдубликат, который представляет собойповторный экземпляр подлинника документа,имеющий юридическую силу. Дубликатизготавливается в случае утери подлинника(например, свидетельства о рождении,аттестата или диплома и др.

) на таком жебланке, что и подлинник. На дубликатеимеются подлинные печать и подписьдолжностных лиц, имеющих право подписина этих документах на момент оформлениядубликата.

На дубликате проставляетсяв правом верхнем углу отметка в видеслова «дублика

Источник: https://studfiles.net/preview/6145722/page:13/

Заверение копии. Заверение копии устава. Требования к копии документа

Как оформляется копия документа

Копия документа — документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа.

При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги.

Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита.

Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия.

Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

Верно
Менеджер по персоналу Подпись
И. И. Иванов
30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов.

Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций.

При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры — копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» — заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Оригинал документа в делеООО «Фаворит» № 01–03 за 2012 год. Верно

Начальник отдела кадров Подпись

Т. В. Сергеева
28.12.2012 Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все — тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы — внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

помощник руководителя по налогам

ООО «Рамзес»

Как заверять документы?

Источник: https://putevkin.ru/zaverenie-kopii-zaverenie-kopii-ustava-trebovaniya-k-kopii/

Помощь: Оформление и заверение копий документов

Как оформляется копия документа

ОФОРМЛЕНИЕ И ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. Оформлять копию следует на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личной подписи лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). В связи с этим копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.

Пример

Верно

Начальник отдела кадров Подпись А.Н.Евсеенко

15.05.2008

Слово «копия» («копия верна») в заверительной отметке не указывается, так как само слово «Верно» несет смысловую нагрузку, характеризующую копийность документа.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций.

Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, при формировании личных дел работников (копии диплома, свидетельства об образовании, трудовой книжки и др.).

Один из наиболее распространенных видов копий — это копии, которые автоматически получают при печатании документа с помощью принтера или на пишущей машинке (второй, третий и т.д. экземпляры).

Они называются умноженными экземплярами.

Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала — копиями.

Вместе с тем развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка — это копия части документа, например: выписка из приказа, выписка из протокола. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

Примеры оформления выписок из приказа и протокола приведены в приложениях 1 и 2 к данному материалу.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, указание на вид копии (слово «выписка») включается в название вида документа.

Пример

«ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов в выписке соответствует нумерации пунктов подлинника. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Заверяется выписка по правилам, установленным для заверения обычных копий.

Отпуск — это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов, дату заверения, должность и расшифровку подписи работника, заверившего копию, допускается не указывать.

Пример

Верно

Подпись Н.С.Дятлова

Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, как правило, не нуждаются в дополнительном удостоверении.

Вместе с тем в некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов — свидетельства о рождении, диплома и т.п.).

Оттиск печати на отметке о заверении копии проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ (1-2 буквы).

Пример

Верно

Начальник отдела кадров М.П. Подпись А.Н.Евсеенко

15.04.2008

Источник: http://www.busel.org/texts/cat5kj/id5xwfyei.htm

Закон 24/7
Добавить комментарий